Oto Serviste Stok Takibi: Parça Maliyetini Kontrol Etmenin Yolu

Servislerin çoğunda stok, raftaki gerçek adet ile defterdeki adet arasındaki farkla ölçülür. Bu fark büyüdükçe iki şey olur: elinizde olmayan parçayı müşteriye söz verirsiniz ve hiç satmayacağınız parçaya para bağlarsınız.

Bu yazı, stok takibini sıfırdan kurmak isteyen bir servis için pratik bir sıra sunuyor: ilk sayım, parça kartı, kritik seviye, maliyet hesabı ve ayda bir bakılacak raporlar.

Stok takibi olmayan serviste para nerede kaybolur?

Kayıp genellikle tek bir büyük olayda değil, fark edilmeyen küçük sızıntılarda olur:

• Servise takılan ama faturaya yazılmayan parça. En sık görülen ve en pahalı kayıptır.
• İki kere sipariş edilen parça. Rafta olduğu bilinmediği için yeniden alınır.
• Ölü stok. Yıllardır satılmayan parçalar rafta yer ve sermaye tutar.
• Eski alış fiyatıyla satış. Parça zamlandığı hâlde eski fiyattan satılırsa zararına iş yapılır.
• Yanlış zamanlı sipariş. Parça bitince değil, biteceği anlaşılınca sipariş verilmelidir.

Bunların hepsinin ortak sebebi aynıdır: parçanın servise eklenmesi ile stoktan düşmesi arasında bir bağ yoktur. Stok takibinin özü bu bağı kurmaktır.

Sıfır noktası: ilk sayımı doğru yapmak

Stok takibi, ilk sayım yanlışsa hiçbir zaman doğru çalışmaz. İlk sayım için dört kural:

1. Kapalıyken sayın. Sayım sırasında parça çıkışı olursa sayım geçersizdir. Akşam kapanışta ya da pazar günü yapın.
2. Raf sırasına göre ilerleyin. Listeye göre saymak atlamaya yol açar; rafa göre saymak atlamaz.
3. Sıfır olanları da yazın. "Yok" bilgisi de bir bilgidir; sonradan sipariş listesini oluşturur.
4. Satılmayacakları ayırın. Yıllardır duran, modeli kalkmış parçaları stoğa hiç girmeyin. Onlar stok değil, karar bekleyen malzemedir.

Sayım bittiğinde elinizde iki liste olmalı: sisteme girilecek gerçek stok ve elden çıkarılacak ölü stok. İkincisini ertelemeyin, her ay biraz daha büyür.

Bir parça kartında ne yazmalı?

Parça kartını fazla ayrıntılı kurarsanız kimse doldurmaz, fazla sade kurarsanız işe yaramaz. Aşağıdaki alanlar dengeyi kurar:

Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?

Kritik seviye, "bu adede düşünce sipariş ver" sınırıdır. Tahminle değil basit bir formülle bulunur:

Kritik seviye = Günlük ortalama tüketim × Tedarik süresi (gün) + Emniyet payı

Ayda 30 adet sattığınız bir filtreyi düşünün. Günlük tüketim 1 adet, tedarikçiden gelmesi 3 gün sürüyor ve 2 adet emniyet payı bırakmak istiyorsunuz. Kritik seviye 5 olur. Stok 5'e düştüğünde sipariş verirsiniz ve parça bitmeden gelir.

• Hızlı tüketilen ve geç gelen parçalarda kritik seviye yüksek olmalı.
• Nadiren satılan ve hemen bulunan parçalarda kritik seviye sıfır olabilir; sipariş üzerine çalışın.
• Sezonluk parçalarda seviyeyi sezon öncesi yükseltin, sezon sonrası düşürün.

Alış fiyatı, satış fiyatı ve gerçek kâr

Servislerde en sık yapılan hesap hatası, kârı satış fiyatı üzerinden yüzde olarak düşünmektir. Aradaki farkı bir örnekle görelim:

Aynı işlem, hangi tarafından baktığınıza göre yüzde 20 ya da yüzde 25 görünür. Ekibinizle hangisini konuştuğunuzu netleştirin, yoksa fiyat listesi her seferinde kayar.

İkinci önemli nokta: alış fiyatını güncellemeden satış fiyatını sabit tutmak. Parça 800 TL'den 950 TL'ye çıktığında satış fiyatı 1.000 TL kalırsa, kâr 200 TL'den 50 TL'ye iner. Fiyat güncellemesini tedarikçi listesi geldiğinde toplu yapın, tek tek değil.

Kaybolan parçaların izini sürmek

Sayım tuttuğunda değil, tutmadığında öğrenirsiniz. Fark çıktığında sırayla şunlara bakın:

1. Servise eklenip faturaya geçmeyen parça var mı? En yaygın sebep budur.
2. İade edilen parça stoğa geri girildi mi? Müşteriden dönen parça kaydedilmezse stok eksik görünür.
3. Garantili değişim yapıldı mı? Ücretsiz verilen parça da stoktan düşmelidir, sadece tutarı sıfırdır.
4. Aynı parça iki farklı isimle mi kayıtlı? Biri eksik, diğeri fazla görünüyorsa sebep budur.

Bu dört kontrol farkların büyük kısmını açıklar. Açıklanamayan fark kalıyorsa, sayımı üç ayda bir yerine ayda bir yapın; küçük farkın kaynağını bulmak kolaydır, büyüğünü bulmak imkânsız.

Ayda bir bakmanız gereken 4 rapor

• Kritik seviyenin altındakiler. Sipariş listeniz budur. Haftada bir bakmak daha iyidir.
• En çok satan 20 parça. Stoğunuzun her zaman dolu olması gereken parçalar bunlardır.
• Son 6 ayda hiç hareket görmeyenler. Ölü stok adayı. İade, iskonto ya da kampanya kararı verin.
• Stoğa bağlı toplam para. Alış fiyatı × adet. Bu rakam cironuzun yanında büyükse, sermayeniz rafta bekliyor demektir.

Stok takibi ayrı bir iş olarak yapıldığında hep aksar. Kalıcı çözüm, parçanın servise eklenmesinin aynı zamanda stoktan düşmesi anlamına gelmesidir. Bu bağ kurulduğunda sayım bir düzeltme işlemi olur, keşif değil.